QRコードやスマートフォンが一般生活に浸透したことで、今まで目視や手書きで確認や照合をしていた雑多な業務が簡単にデジタル化できる時代が到来しました。
今回は展示会の運用で導入実績のある招待客や来場者などの受付業務を正確にスピーディーに完結させる受付管理システムをご紹介します。
手作業や目視による招待客の確認作業を廃止し、確認遅延から起きる待ち行列を削減する招待客を待たせない仕組みとなっています。
この記事の目次
・アナログな来訪者受付管理の課題
・デジタルな来訪者受付管理のポイント
・受付管理システムの全体イメージ
・受付管理システムの運用イメージ
・タブレット表示画面イメージ
・受付管理システムが使える業界例
アナログな来訪者受付管理の課題
招待状の作成や発送に関する時間負担
登録した招待客の情報から招待状を作成し印刷・封書・発送と作業時間の負担が大きくなってしまいます。
仮にメールで招待状を送付しても、QRコードがない招待状では受付での作業効率の向上が見込めません。
受付での招待客の照合作業が煩雑
招待状の情報を元にパソコンの表計算ソフトや紙媒体の「招待客一覧」を確認し照合する作業は、人海戦術で対応しても作業が煩雑で手間で対応スタッフ同士の情報共有が面倒です。
受付の照合作業が煩雑で待ち時間発生
受付の照合作業は煩雑となり、招待客が同じ時間帯に集中してしまうと処理が追いつかず、待ち行列が発生し招待客を待たせる事態も生じてしまいます。
来場者リストの紛失リスク
紙媒体などのアナログな管理は招待客情報の持ち運びが発生し移動中などに招待客情報の紛失リスクが生じてしまいます。
デジタルな来訪者受付管理のポイント
招待状をデジタル化しメールで送信
招待状はメールで送信します。招待状内に招待客を識別するQRコードが付与されています。
招待客の照合作業はQRコードで自動化
展示会の受付で招待客の招待状をタブレットやスマホ端末でスキャンし自動的に招待客の照合作業を行います。
受付作業の短縮と招待客の待ち時間削減
目視や人による照合確認が廃止となり受付作業の時間短縮が達成され、招待客の待ち時間が削減されます。
リストの持ち運び不要で招待客情報の紛失防止
招待客の情報の持ち運びが廃止され紛失リスクが無くなります。
受付管理システムの全体イメージ
受付管理システムの全体運用の流れをご紹介したいと思います。
事前準備
クラウドの受付管理システムに①顧客情報を登録します。②招待客にメールで「QRコード付き招待状」を送付します。
当日受付会場で
③招待客が持参した招待状のQRコードを端末で読み取ります。④読み取ったタイミングでクラウドの招待客情報と照合します。⑤読み取りに間違いがなければ、読み取り完了通知をクラウドから端末に送信します。
⑥端末は受信した情報に異常がなければプリンターへ印刷指示を出します。⑦指示を受けたプリンターから名札を印刷します。⑧印刷した名札をお客様に渡して取り付けてもらいます。
受付管理システムの運用イメージ
STEP１：招待客へ招待状の発送
招待客へ展示会情報と共に招待客の個体識別を行うQRコードをメールで送付します。
STEP２：招待状のQRコードの読み取りと照会
現地会場では来場者が持参した招待状のQRコードをタブレットやスマホ端末で読み取ります。読み取ったタイミングでクラウドの招待客のデータベースを照合し間違いがないか判断します。
STEP３：名札の発行
QRコードの読み取りが終わり招待客のチェックが完了すると、受付に準備したプリンターで名札を発行します。
STEP４：名札を手渡し
印刷した名札を招待客へ渡して会場に案内します。
タブレット表示画面イメージ
受付会場で操作するタブレットやスマホ端末の操作画面は非常にシンプルな構成となっています。
受付管理システムのメイン画面
メイン画面の下の部分には２つのアイコンが表示されています。１つは「読み取り」アイコン。もう１つは「履歴」アイコンです。
「読み取り」アイコンをタップすると端末のカメラが起動されQRコードを読み取れる状態になります。読み取ると自動的にクラウドに接続され、招待客の照合を行います。
「履歴」アイコンをタップすると読み取った履歴一覧画面に移動します。
受付管理システムの履歴画面
履歴画面には今までQRコードを読み取った招待客の一覧情報が表示されます。クラウドに照合して確認できなかった招待客の情報は「登録NG」として表示されます。
「同期」ボタンをタップすると、クラウドで管理している今まで複数端末で読み取り集計された招待客の出席数(読み取り数)が端末に更新され進捗状況が把握できます。
また「消去」ボタンをタップすると、今まで表示していた招待客の読み取り情報がクリアーされます。
受付管理システムが使える業界例
今回の仕組みは事前に参加通知を行うため、招待状を必要とするイベントに類似する業界にも使えます。
結婚式場や婚活の参列者
式場や婚活会場の参加の受付のタイミングで招待状のQRコードを読み取り。その場で名札発行を行います。
入社試験の候補者
入社試験の案内メールにQRコードを付与し、試験会場に到着したタイミングで候補者の点呼確認のタイミングでQRコードを読み取り名札を発行します。
名前の読み間違いや聞き間違いも防止できます。
工場見学の参加者
事前に参加者を募集する工場見学で見学当選者への案内メールにQRコードを付与し送付し、工場に入場する前にQRコードをスキャンし参加者を確認します。
工場見学上、名札発行が不要な場合は発行せず点呼のみで利用する運用も可能です。
展示会やセミナーの参加者
今回ご紹介した仕組みは展示会で利用だったため、同じようなセミナーの参加者向けにも対応が可能です。
記事のまとめ
いかがでしたか？
QRコードとAndroid端末を利用した来客や来場者の受付管理システムの紹介でした。
端末操作が苦手という方も多いため画面機能は非常にシンプルにしており、受付作業をスピーディーに参加者の方たちを待たせない仕組みとなっています。
展示会や参加者の管理に、受付管理システムが合致しているか？気になる企業様、お気軽に弊社ケーウェイズにご相談ください。
展示会など管理方法のお話を伺って弊社よりご提案いたします。
